El registro de viajeros en SES Hospedajes es obligatorio para quienes ofrecen alojamiento en España, tanto de forma profesional como no profesional. El Real Decreto 933/2021 exige recoger los datos de las personas alojadas, completar el parte de entrada y comunicar la información al Ministerio del Interior.
La obligación también alcanza a quien gestiona una sola vivienda turística. Para cumplirla sin rehacer el trabajo varias veces, conviene reunir en un mismo proceso los datos de la estancia, los viajeros, sus documentos y las firmas.
¿Qué es SES Hospedajes?
SES Hospedajes es la plataforma del Ministerio del Interior para comunicar los datos exigidos a las actividades de hospedaje y de alquiler de vehículos a motor. En el caso de los alojamientos, centraliza las comunicaciones que antes se tramitaban mediante otros procedimientos con Policía Nacional y Guardia Civil.
La referencia normativa es el texto consolidado del Real Decreto 933/2021. El Ministerio también mantiene una página oficial sobre hospedajes y alquiler de vehículos con información operativa.
¿Quién está obligado a registrar a los viajeros?
La norma se aplica a los titulares u operadores de actividades de hospedaje en España. Incluye, entre otros:
- Hoteles, hostales y pensiones.
- Apartamentos turísticos y viviendas de uso turístico.
- Casas rurales.
- Campings y albergues.
- Otros establecimientos o viviendas que ofrezcan alojamiento.
La obligación no depende del número de propiedades. Si gestionas una sola vivienda, debes revisar las obligaciones que corresponden a tu actividad y efectuar las comunicaciones aplicables.
Gestiona el registro de viajeros en un único flujo
BnCheck reúne los datos, documentos y firmas de cada estancia para que puedas revisarlos y enviar el parte a SES Hospedajes.
Crear una cuenta en BnCheck¿Qué datos hay que comunicar a SES Hospedajes?
El registro debe incluir a todas las personas alojadas, no solo a quien realizó la reserva. El anexo I del Real Decreto distingue entre actividades profesionales y no profesionales, por lo que el listado exacto puede variar según el tipo de alojamiento y la operación.
Entre la información prevista por la norma se encuentran:
- Nombre, apellidos, sexo, fecha de nacimiento y nacionalidad.
- Tipo, número y soporte del documento de identidad, cuando corresponda.
- Domicilio habitual y datos de contacto.
- Datos de la estancia o contrato, como la referencia y las fechas de entrada y salida.
- Número de viajeros y parentesco con menores cuando resulte aplicable.
- Otros datos de la operación exigidos en el anexo para cada tipo de actividad.
Las personas mayores de 14 años deben firmar el parte de entrada. En el caso de menores de 14 años, la persona adulta que los acompaña facilita sus datos. Puedes consultar el detalle en nuestra guía sobre los datos obligatorios según la edad del viajero y contrastarlo siempre con el anexo I del BOE.
¿Cómo se realiza el registro de viajeros?
En la práctica, el alojamiento reúne la información de la estancia y de todos los viajeros y la comunica en un mismo flujo. Un proceso ordenado consta de cinco pasos:
- Crear o identificar la estancia correspondiente.
- Recoger los datos de todas las personas alojadas.
- Comprobar documentos, fechas y firmas.
- Enviar la comunicación completa a SES Hospedajes dentro del plazo aplicable.
- Revisar la respuesta y corregir cualquier rechazo.
El registro no termina al pulsar «enviar». Conviene comprobar que SES Hospedajes ha aceptado la comunicación y que no queda ningún viajero pendiente.
¿Qué ocurre si el parte está incompleto o no se envía?
El incumplimiento de las obligaciones de registro y comunicación puede constituir una infracción administrativa. La consecuencia depende del tipo de incumplimiento y de las circunstancias del caso; por eso no debe resumirse en una única sanción aplicable a cualquier situación.
En la operativa diaria, un error habitual es dar por terminado un parte que ha sido rechazado por un dato incorrecto. Mantener el resultado asociado a la estancia permite localizar la incidencia, corregirla y comprobar el nuevo envío.
¿Por qué complica tanto el trabajo el registro manual?
Sin una herramienta específica, la información suele quedar repartida entre mensajes, correos y plataformas como Airbnb y Booking. Después hay que copiarla, vincularla al alojamiento correcto y revisar si falta algún viajero, documento o firma.
Con varias entradas el mismo día aumenta el riesgo de mezclar estancias o transcribir mal un documento. Un check-in online permite solicitar la información antes de la llegada y conservar cada reserva como una unidad de trabajo.
¿Cómo funciona BnCheck?
BnCheck organiza la recogida, revisión y envío del parte de viajeros sin sustituir la responsabilidad del titular del alojamiento:
- El gestor crea la estancia y comparte un enlace de check-in.
- Los viajeros completan el formulario desde el móvil, sin instalar una aplicación.
- BnCheck facilita la lectura de DNI y pasaporte y reúne los datos y las firmas.
- El titular revisa la información antes de confirmar el envío.
- La respuesta de SES Hospedajes queda vinculada a la estancia para su seguimiento.
Así se evita volver a escribir la misma información y se mantiene el control sobre qué está pendiente, revisado, enviado o rechazado. Para ponerlo en marcha, consulta la guía de configuración de BnCheck y SES Hospedajes o revisa cómo funciona la automatización del registro de viajeros.
Qué debes comprobar antes de cerrar una estancia
Antes de dar el proceso por terminado, confirma que están incluidos todos los viajeros, que los datos coinciden con sus documentos, que se han recogido las firmas necesarias y que SES Hospedajes ha aceptado la comunicación.
BnCheck ayuda a mantener ese proceso ordenado, pero la responsabilidad sobre la exactitud de los datos y el cumplimiento de la norma corresponde al titular de la actividad. Si tu alojamiento presenta una situación particular, contrasta el caso con las instrucciones vigentes del Ministerio del Interior o con un asesor especializado.