Registro de viajeros en SES Hospedajes: guía para anfitriones

Si gestionas un apartamento turístico, una vivienda vacacional o cualquier otro alojamiento en España, el registro de viajeros forma parte del trabajo de cada entrada. Hay que recoger los datos de las personas alojadas, preparar el parte y comunicarlo a través de SES Hospedajes.

La obligación no es nueva, pero el proceso sigue generando dudas. El problema suele aparecer cuando coinciden varias llegadas, falta un dato o el huésped envía una fotografía del documento a última hora. En esta guía explicamos qué debes tener preparado y cómo evitar que el registro se convierta en una tarea manual distinta para cada estancia.

Qué es SES Hospedajes

SES Hospedajes es la plataforma del Ministerio del Interior utilizada para comunicar los datos de las personas que se alojan en establecimientos y viviendas dedicados al hospedaje. Sustituye a los antiguos procedimientos de envío de partes de viajeros a Policía Nacional y Guardia Civil.

El marco general se encuentra en el Real Decreto 933/2021. La norma incluye actividades de hospedaje profesionales y no profesionales, aunque determinadas obligaciones documentales pueden variar según el tipo de actividad.

Quién debe registrar a los viajeros

La obligación afecta a los titulares u operadores de alojamientos incluidos en la normativa. Entre otros:

• Hoteles, hostales y pensiones.
• Apartamentos turísticos y viviendas de uso turístico.
• Casas rurales.
• Campings y albergues.
• Otros establecimientos que presten servicios de alojamiento.

No depende de gestionar muchas propiedades. Una persona con un solo apartamento también debe revisar las obligaciones aplicables a su actividad y realizar las comunicaciones correspondientes.

Qué datos se recogen en el parte de viajeros

El parte debe identificar a cada persona alojada, no solo a quien hizo la reserva. Los campos concretos dependen del documento y de las circunstancias del viajero, pero normalmente incluyen:

• Nombre y apellidos.
• Fecha de nacimiento y nacionalidad.
• Tipo y número del documento de identidad.
• Datos del domicilio habitual.
• Teléfono o correo electrónico.
• Fechas de entrada y salida.
• Relación de parentesco cuando viajan menores y resulta aplicable.

Las personas mayores de 14 años deben firmar su parte de entrada. Los datos de los menores los facilita la persona adulta que los acompaña. Antes de enviar, conviene comprobar que el número de viajeros coincide con las personas que realmente se alojarán en la vivienda.

Cuándo se envía el parte a SES Hospedajes

En la operativa habitual, el anfitrión recopila los datos antes de la llegada y envía el parte completo cuando los huéspedes han terminado el check-in. La comunicación debe realizarse dentro de las 24 horas siguientes al inicio del alojamiento.

Lo importante es no dejar el parte pendiente porque falte un segundo apellido, un dato del documento o la firma de uno de los acompañantes. Si se utiliza un formulario previo, esos errores pueden detectarse antes de que el huésped llegue.

Qué ocurre si el registro está incompleto o no se envía

El incumplimiento de las obligaciones de registro y comunicación puede dar lugar a una infracción administrativa. La consecuencia depende del tipo de incumplimiento y de las circunstancias del caso, por lo que no es prudente reducirlo a una única cifra o sanción.

En el día a día, el riesgo más frecuente es creer que el parte se ha enviado cuando SES Hospedajes lo ha rechazado por un campo incorrecto. Por eso el proceso no termina al pulsar “enviar”. Hay que comprobar el resultado y corregir las comunicaciones que queden con error.

El problema del registro manual

Cuando el proceso se hace a mano, los datos suelen llegar repartidos entre mensajes, correos y fotografías de documentos. Después hay que copiarlos a otro formulario, comprobarlos y recordar qué alojamiento corresponde a cada grupo.

Con una sola entrada puede parecer asumible. Con varios apartamentos o llegadas el mismo día, aumenta el riesgo de mezclar huéspedes, dejar un acompañante fuera o escribir mal un número de documento. Además, pedir documentación por mensajería dificulta mantener la información ordenada y limitar quién puede verla.

Cómo ayuda BnCheck con los partes de viajeros

BnCheck concentra la recogida y revisión de los datos en un mismo flujo:

1. El anfitrión crea la estancia y envía un enlace de check-in.
2. Los huéspedes completan sus datos desde el móvil, sin instalar una aplicación.
3. El titular revisa los viajeros, los documentos, las fechas y las firmas.
4. El parte se prepara con la información recogida.
5. El anfitrión realiza el envío y comprueba la respuesta de SES Hospedajes.

De este modo se reduce la transcripción manual y cada incidencia queda asociada a su estancia. BnCheck facilita el proceso, pero el titular del alojamiento sigue siendo responsable de revisar los datos y atender cualquier comunicación rechazada.

Para empezar, solo hay que conectar las credenciales de SES Hospedajes y registrar el alojamiento. El proceso está explicado paso a paso en la guía de configuración de BnCheck y SES Hospedajes. También puedes consultar cómo funciona la automatización del registro de viajeros antes de cambiar tu operativa actual.

Un proceso más sencillo cuando todo está en el mismo sitio

El registro de viajeros no debería obligarte a reconstruir cada estancia a partir de mensajes. Si los huéspedes completan el check-in antes de llegar, puedes revisar el parte con tiempo, enviarlo dentro del plazo y comprobar la respuesta sin volver a escribir todos los datos.

La referencia oficial sigue siendo el texto consolidado del Real Decreto 933/2021. Si tu actividad o tipo de alojamiento presenta particularidades, conviene contrastarlas con un asesor y con las instrucciones vigentes del Ministerio del Interior.