Si gestionas un apartamento turístico, una vivienda vacacional o cualquier tipo de alojamiento en España, seguro que ya conoces la plataforma SES Hospedajes. Desde la entrada en vigor del Real Decreto 933/2021, todos los establecimientos de hospedaje tienen la obligación de comunicar los datos de sus huéspedes a las autoridades a través de este sistema.
En esta guía te explicamos qué es exactamente esta obligación, qué datos debes comunicar, cuáles son las sanciones por incumplimiento y, lo más importante, cómo puedes automatizar todo el proceso para que no te robe ni un minuto más de tu tiempo.
¿Qué es SES Hospedajes?
SES Hospedajes (Sistema de Entrada y Salida de Hospedajes) es una plataforma gestionada por el Ministerio del Interior que centraliza el registro de todos los viajeros que se alojan en establecimientos turísticos en territorio español.
Su objetivo es mantener un control de seguridad sobre los desplazamientos de personas —tanto nacionales como extranjeras— que pernoctan en alojamientos reglados. Es, en esencia, la versión digital de las antiguas fichas de registro que se rellenaban a mano en hoteles y pensiones.
¿Quién está obligado a registrar viajeros?
La normativa afecta a todos los titulares de establecimientos de hospedaje, sin excepción. Esto incluye:
- Hoteles y hostales
- Apartamentos turísticos
- Viviendas de uso turístico (VUT)
- Casas rurales
- Campings y albergues
- Cualquier otro alojamiento con actividad de hospedaje
Da igual si gestionas una sola propiedad o varias decenas: la obligación es exactamente la misma para todos. No hay exenciones por tamaño ni por volumen de reservas.
¿Qué datos hay que comunicar a SES Hospedajes?
Según el RD 933/2021, los datos que deben registrarse de cada huésped incluyen:
- Nombre y apellidos completos
- Fecha de nacimiento
- Nacionalidad
- Tipo de documento de identidad (DNI, NIE, pasaporte)
- Número del documento
- Número de soporte (obligatorio para DNI y NIE españoles)
- Dirección de residencia habitual
- Teléfono o correo electrónico de contacto
- Fechas de entrada y salida
Estos datos deben comunicarse en las primeras 24 horas desde la llegada del huésped. Pasado ese plazo, podrías estar incurriendo en una infracción administrativa.
Sanciones por no cumplir con el registro
El incumplimiento de la obligación de registro puede acarrear sanciones económicas que oscilan entre los 100€ y los 30.000€, dependiendo de la gravedad y reiteración de la infracción.
Pero las consecuencias no se limitan a lo económico. No cumplir con el registro puede suponer:
- Problemas con las licencias turísticas
- Inspecciones adicionales por parte de las autoridades
- Posibles restricciones para operar como alojamiento turístico
En definitiva, cumplir con la normativa no es opcional: es imprescindible para operar con tranquilidad.
El problema: un proceso manual, lento y propenso a errores
Para muchos anfitriones —especialmente aquellos que gestionan una o pocas propiedades sin personal dedicado— el proceso de registro en SES Hospedajes se convierte en un verdadero quebradero de cabeza:
- Recopilar los datos de cada huésped a mano, muchas veces por WhatsApp o email
- Transcribir la información al formulario oficial, con el consiguiente riesgo de errores
- Recordar hacerlo en plazo para cada reserva
- Lidiar con la interfaz poco intuitiva del sistema de hospederías
Todo esto supone una carga administrativa que roba tiempo a tareas más importantes, como atender a los huéspedes o gestionar nuevas reservas.
La solución: automatiza el check-in con BnCheck
BnCheck es una herramienta diseñada específicamente para resolver este problema. Permite a los anfitriones automatizar la recogida de datos de los huéspedes y el envío a SES Hospedajes con un solo clic.
¿Cómo funciona BnCheck?
- Creas un enlace de check-in para tu propiedad desde el panel de BnCheck.
- Envías el enlace a tus huéspedes antes de su llegada (por WhatsApp, email o desde la plataforma de reservas).
- Los huéspedes completan el formulario desde su móvil en menos de 2 minutos, introduciendo sus datos y documentación.
- Recibes una notificación instantánea cuando el formulario está completo.
- Envías los datos a SES Hospedajes con un solo clic, sin transcribir absolutamente nada.
Ventajas de usar BnCheck para el registro de viajeros
- Ahorra horas de trabajo: el huésped introduce sus propios datos, eliminando errores de transcripción.
- Cumplimiento garantizado: el sistema valida automáticamente los datos (DNI, NIE, número de soporte) antes del envío.
- Notificaciones en tiempo real: sabrás al instante cuando un huésped ha completado el check-in.
- Funciona en cualquier dispositivo: tanto tú como tus huéspedes podéis usarlo desde móvil, tablet u ordenador.
- Plan gratuito para 1 propiedad: si gestionas un solo alojamiento, puedes usar BnCheck sin coste alguno.
- Sin instalaciones: es una aplicación web, no necesitas descargar nada.
¿Es seguro usar BnCheck?
Completamente. BnCheck utiliza cifrado de extremo a extremo y cumple íntegramente con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Además, los datos de los huéspedes se eliminan automáticamente una vez que han sido procesados y enviados a hospederías. No almacenamos información personal de forma indefinida.
Empieza a automatizar tu check-in hoy mismo
El registro de viajeros en SES Hospedajes no es opcional: es una obligación legal que afecta a todos los anfitriones de alojamientos turísticos en España. Pero eso no significa que tengas que perder horas rellenando formularios ni arriesgarte a cometer errores.
Con BnCheck, puedes automatizar por completo el proceso de check-in y el envío a hospederías, asegurándote de cumplir con la normativa sin dedicarle ni un minuto de más.
¿Sigues haciendo el registro a mano? Quizás sea el momento de probar una forma más inteligente de gestionar tus alojamientos.