Cómo añadir huéspedes extra a una estancia en BnCheck

Una reserva puede cambiar después de haber enviado el enlace de check-in: se incorpora una persona a última hora, un acompañante llega más tarde o el huésped principal descubre que todavía falta alguien por registrarse. En BnCheck no hace falta rehacer la estancia completa ni modificar los datos de quienes ya han terminado el proceso.

Puedes añadir los nuevos viajeros a la estancia existente. BnCheck conserva la referencia, el alojamiento y las fechas de la reserva, y permite recoger únicamente los datos de las personas que faltan.

En resumen: puedes preparar un nuevo enlace desde la pestaña Completadas, hacerlo desde el Calendario o dejar que el propio huésped pulse «Añadir más huéspedes» al terminar su check-in.

Qué ocurre cuando añades un huésped extra

BnCheck mantiene cada nuevo registro vinculado a la misma estancia. El número total de huéspedes se va acumulando, pero cada formulario enviado aparece como un registro separado en el panel.

Esto es normal: cada alta se procesa de forma independiente, aunque todas compartan la misma referencia de reserva y el mismo alojamiento. Así puedes saber quién completó sus datos, revisar cada envío por separado y actuar sobre uno de ellos sin alterar los demás.

No necesitas crear una reserva distinta ni cambiar el número de huéspedes de la estancia original.

Opción 1: añadir huéspedes desde la pestaña Completadas

Esta es la vía más directa cuando el primer check-in ya figura como completado en tu cuenta.

1. Entra en BnCheck y abre la pestaña Completadas o Completed.
2. Localiza la estancia correspondiente.
3. Abre el menú de los tres puntos.
4. Selecciona Añadir más huéspedes.
5. Indica cuántas personas faltan y revisa la fecha de entrada.
6. Pulsa Crear enlace.
7. Comparte el nuevo enlace con los huéspedes por el canal que prefieras.

El enlace estará asociado a la estancia original. Los nuevos viajeros solo tendrán que completar su propio check-in online.

Opción 2: hacerlo desde el Calendario

También puedes iniciar el proceso desde el Calendario de BnCheck. Resulta especialmente cómodo si gestionas las estancias visualmente o si necesitas localizar la reserva por sus fechas.

1. Abre el Calendario y selecciona el alojamiento.
2. Pulsa sobre la estancia ya completada.
3. Elige Añadir más huéspedes.
4. Comprueba el número de viajeros y la fecha en la que se incorporan.
5. Crea el enlace y envíaselo a quienes faltan.

El resultado es el mismo que desde la pestaña Completadas: se crea un enlace adicional vinculado a la reserva existente, sin tocar los registros que ya se han tramitado.

Opción 3: dejar que el huésped añada a sus acompañantes

Cuando una persona termina el formulario, la pantalla final muestra el botón Añadir más huéspedes siempre que la estancia todavía admita nuevas entradas.

Al pulsarlo, se abre un formulario nuevo para la siguiente persona. El huésped puede repetir este proceso tantas veces como sea necesario mientras la estancia siga abierta. Esta opción es útil cuando cada viajero prefiere introducir personalmente sus datos o cuando el grupo no dispone de toda la información al mismo tiempo.

¿Quién revisa y envía el nuevo registro?

Si lo completa un huésped

El nuevo registro aparece en la pestaña Pendientes para que el anfitrión o gestor pueda revisarlo antes de tramitarlo. De este modo puedes comprobar los datos y confirmar el envío cuando todo esté correcto.

Si lo completa el titular o un miembro autorizado del equipo

Si el formulario se rellena con la sesión iniciada desde la cuenta titular, o desde una cuenta de equipo con permiso para ese alojamiento, BnCheck lo tramita directamente y el registro pasa a Completadas. No necesita una segunda aprobación.

Por tanto, puedes utilizar el mismo enlace de dos formas: enviárselo al viajero para que complete sus datos y revisarlos después, o abrirlo tú con tu cuenta para introducirlos directamente.

Cómo funciona la fecha de entrada

Los huéspedes adicionales no siempre llegan el mismo día que el resto del grupo. Por eso, al añadir una persona, la fecha de entrada se puede ajustar dentro de la estancia original.

• Si la estancia todavía no ha empezado, BnCheck propone la fecha de entrada original.
• Si ya ha empezado, propone la fecha actual.
• También puedes indicar el día anterior, para cubrir una llegada que se registra con hasta 24 horas de margen.
• La entrada nunca puede ser anterior al inicio de la estancia ni posterior al día previo a la salida.
• El formulario no permite ampliar la estancia más allá de la fecha de salida original.

Por ejemplo, si la estancia comenzó el día 13 y añades al huésped el día 14, todavía puedes indicar el día 13 como entrada. Si haces el proceso el día 15, la fecha más antigua disponible será el día 14 y BnCheck propondrá el día 15.

Si necesitas cambiar la fecha de salida de toda la reserva, debes editar la estancia por separado. La opción «Añadir más huéspedes» está pensada para incorporar viajeros, no para ampliar la reserva.

Hasta cuándo se pueden añadir huéspedes

Puedes utilizar esta función hasta el día anterior a la salida. Cuando llega la fecha de check-out, ya no existe una fecha de entrada válida dentro de la estancia y el botón deja de estar disponible.

Si no ves «Añadir más huéspedes», comprueba que:

• la fecha de salida todavía no haya llegado;
• la estancia tenga una referencia de reserva válida;
• estés consultando el alojamiento correcto;
• el primer registro se haya completado o esté pendiente de revisión.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que crear otra reserva?

No. Utiliza «Añadir más huéspedes» para mantener a las nuevas personas asociadas a la misma estancia.

¿Los huéspedes adicionales aparecen juntos en Completadas?

El total de viajeros se acumula para la misma estancia, pero cada envío aparece como un registro independiente. Así se conserva un seguimiento claro de cada tramitación.

¿Puede el huésped añadir a varias personas?

Sí. Puede completar el formulario de una persona, pulsar «Añadir más huéspedes» y repetir el proceso con la siguiente. Desde el panel también puedes preparar un enlace para el número de viajeros que falten.

¿Puedo hacerlo si la estancia ya comenzó?

Sí, siempre que todavía no haya llegado la fecha de salida. Solo tienes que seleccionar la fecha real en la que se incorporó el nuevo huésped.

¿La nueva persona tiene que usar el mismo dispositivo?

No. Puedes compartir el enlace para que cada viajero lo abra desde su propio móvil u ordenador.

Añade viajeros sin rehacer la estancia

La opción «Añadir más huéspedes» permite adaptar el registro a los cambios habituales de una reserva sin duplicar trabajo. Puedes iniciar el proceso desde Completadas, desde el Calendario o desde la pantalla final del propio formulario, y decidir si lo completa el viajero o una persona autorizada de tu equipo.

Si quieres conocer mejor el proceso completo, consulta cómo funciona el parte de viajeros online en BnCheck o accede a tu panel para gestionar tus próximas estancias.